Office365のメール自動転送が停止された場合の対応策

はじめに

通常、Office365ではメールの自動転送が可能であるが、管理者権限により自動転送が停止されてしまう場合がある。しかしながら、OutlookやOffice365を開くのは面倒なので自動転送を行えるようにした。

本来はこのような画面で転送の設定が行るが、管理者により転送が停止された場合はここで設定しても一切転送されない。

今回用いるのは、Power Automate(旧名称:Microsoft Flow)である。これは、マイクロソフトの各種製品と接続してGUIでワークフローを作成できるツールである。有料であるが、無料プランが用意されている他、Office365にも付属している(但し機能制限がある)。

手順

まず、Power Automateのサイトにアクセスする(https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/)。

画面下部、「人気のあるサービス」からOffice365 Outlookを選択する。

画面下部、「新しいメールが届いたとき (V3)」を選択する。

新しいフローが作成される。
フォルダーがInboxとなっているので、適宜修正する。例えば受信トレイに設定する。
もし特定の差出人や件名のみで転送を行いたい場合は「詳細オプションを表示する」から設定可能である。

「新しいステップ」を押すと次のアクションを選択することができる。検索窓にOutlookと入力して「メールの送信 (V2)」を選択する。

ここでは転送先に送信するメールの設定を行う。
宛先には転送先のアドレスを入力する。入力後にEnterを押さないと確定されない。
件名には転送であることが分かるような件名を入力する。ここでは動的なコンテンツというものが使用できる。ざっくり言えば変数のようなものである。ここでは動的なコンテンツから件名を選択した。この画像の設定であれば例えば「商品の予約が完了しました」という件名でメールが来たとすると、転送先には「Fw:商品の予約が完了しました」という件名でメールが送られることになる。

本文には注意が必要である。単純に動的なコンテンツから本文を選択しただけでは、改行が無視されたメールが転送先に届いてしまう。これを防ぐためには、形式をHTMLメールにした上で次に示すような式の入力を行う。
上部を動的なコンテンツから式に切り替えた上で、
uriComponentToString(replace(uriComponent(triggerBody()?[‘body’]), ‘%0A’, ‘<br>’))
と入力する。OKを押すと反映される。

個人の好みによって変わるだろうが、例えば本文の設定例として以下のようなものがある。

なお、詳細オプションに差出人の項目があるが、ここに動的なコンテンツの差出人を入れても基本的には動かないことに注意しなければならない。これは、メール差出人(そのメールアドレスの所有者)としての権限が無いためである。
余談だが、宛先の入力欄にはサジェスト機能があり、ある組織に所属している場合は先頭2文字を入力することでその組織に所属している人の名前・メールアドレスが表示されてしまう。

ここまで終了したら保存を押す。
必要であれば右上の「テスト」を押してテストを行う。もしくは適当にメールを送ってみて動作確認をする。
基本的にはそれほどタイムラグが無く転送が行われるはずである。

おわりに

スマホに入れるメールアプリは1つで十分です。わざわざOutlookを入れる必要はありません。

 

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